Sokszor a saját családunknak is nehéz megszervezni egy mindenki igényét egyenlő mértékben kielégítő utazást, nyaralást, nemhogy egy olyan programot, ahová egy egész csapatnyi felnőtt érkezik, nem ritkán különböző elvárásokkal, elképzelésekkel. A következőkben adunk pár tippet, ami egyszerűsítheti a szervező feladatait.  

Amikor megrendelőként a legjobb csapatépítőt szeretnénk előkészíteni a munkatársainknak, érdemes több szempontból ránézni a programra. Első körben nagyon fontos megtudnunk, hogy mi célt szolgál a program. Tudom, tudom, hiszen a nevében is benne van, hogy csapatot építünk, összehozzuk őket… de mindemellett vajon van-e ennél konkrétabb célunk? 

A cél
Például szeretnénk-e, hogy jutalomként gondoljanak rá és „nyaralás-feelingjük” legyen? Mert akkor nem kérdés, hogy wellness hotelbe érdemes menni, sokféle finom fogással a főétkezésekkor. Vagy azt szeretnénk, hogy jobban megismerjék egymást? Akkor érdemes 2-3 fős szobabeosztással szervezni a szállást és nem engedni, hogy esténként mindenki magára csukhassa az ajtót. Sokszor a csapatépítő egy jó alkalom arra, hogy a csapat új perspektívából lássa egymást, lendületet kapjon a mindennapok küzdelmeihez. Ha a vezető céljai között szerepel, hogy rámutasson a csapat erőforrásaira, az egyének különleges, értékelendő képességeire, vagy épp stratégiai tervezés az elvonulás témája, akkor nagyon fontos, hogy szervezőként ezzel tisztában legyünk. Már csak azért is, hogy a későbbiekben kiválasztott tréner tudja, ez csak amolyan „have fun” program, vagy valódi tréning, ahol van feldolgozása a gyakorlatoknak, beszélgetés és konklúzió, ahol egy cél irányába dolgozunk akár 2-3 napon keresztül és a környezet, a helyszín adta lehetőségek is ezt a felsőbb célt szolgálják.

És ha már a trénernél tartunk gyakorlatilag párhuzamosan érdemes elkezdeni a tréner kiválasztását és a helyszínfoglalást. Az előbbi jó esetben könnyebb, ha a cég részt vesz egy fejlesztési folyamatban. Ha azonban nem, akkor érdemes több helyről, több cégtől ajánlatot kérni. 

A helyszín
Amikor egy csapat számára kiderül, hol is lesz a tréning, mindenki lázasan keresni kezdi, hol található, mit kell tudni a helyszínről. A legfontosabb kérdés, hogy ki mennyi idő alatt jut oda. A szervezők igyekezni szoktak igazságos Mátyásként eljárni és egyelő mértékű befektetést kérni a csapattagoktól. Az mégsem járja, hogy Nyíregyházán tartjuk a programot és jönnek Miskolcról, Budapestről és Zalaegerszegről is, nem igaz? Szóval elérhető legyen mindenki számára és megközelíthető legyen. De ne legyen túl közel a lakhelyhez, mert félő, hogy a résztvevőink este elpárolognak. Márpedig nagyon jót tud tenni egy csapatnak a kötetlen időtöltés este – ahol lehet folytatni azokat a beszélgetéseket, amik nap közben elkezdődtek és valamiért félbeszakadtak.

Ha ez is pipa, el lehet kezdeni szervezni az utazást: vonat, telekocsi, busz? Lehetőségek tárháza áll előttünk. 

Kommunikáció
Ha azt szeretnénk, hogy tényleg ott legyen a csapat, jóelőre érdemes kommunikálni, legalább a dátumot - ha más még nincs meg. Kedves invitáló levél és egy gyors naptárbejegyzés a félreértések elkerülése végett – legalább 2-4 hónappal a tervezett dátum előtt. 

Az esemény közeledtével pedig lényegre törő és tartalmas levélben adhatjuk tudtul a program célját – ez fontosabb, mint gondolnánk! - helyszínét és kérdezhetünk rá olyan információkra, amik a tréner számára is sokszor nélkülözhetetlenek.

Például a résztvevők életkora, egészségügyi állapota – melyről akár anonim felmérést készíthetünk, így a még titkos, korai várandósságról, mozgásszervi panaszokról vagy egyéb nehezítő tényezőkről is tudni fogunk. Ezt a felmérést amúgy nyugodtan rábízhatjuk a trénerre, hiszen ő fogja tudni, milyen kérdések relevánsak számára. 

A végső invitáló levelet jó, ha az utazás előtt pár nappal kapják meg, benne a várható programelemekkel, dress code-dal, hogy ne érje őket felkészületlenül mondjuk egy outdoor gyakorlat vagy egy nagyobb séta. Itt sort keríthetünk a tréner bemutatására is pár szóban, ha még nem ismeri a csapat (egy része). Illetve ha szeretnénk informális kapcsolódási lehetőséget biztosítani és szervezünk estére vagy napközbeni programként kisvasutazást, borkóstolót, lovaglást, túrázást, sárkányhajózást, arra is hívjuk meg őket külön.

A következő alkalomra előre gondolkodva érdemes már a program megvalósulása előtt bekészíteni a visszajelző ívet, hogy a csapatépítőt követően csak meg kelljen nyomni a kiküldés gombot. Visszajelzés nélkül úgy hiszem, már nem is érdemes semmit szervezni.

És ha olyan remekül választottunk trénert, hogy ő le tudja menedzselni a programot az érkezéstől kezdve, mi hátra is dőlhetünk és élvezettel bezsebelhetjük a pozitív visszajelzéseket a munkatársaktól.