Mitől lesz jó egy utazás vagy egy program egy nagyobb csoport számára? Ez elég összetett kérdésnek tűnik, hiszen függ a csoport összetételétől, céljától, az előkészítéstől és persze a kiválasztott programtól, helyszíntől is. Na és mitől romolhat el? Erre a kérdésre biztosan gyorsan eszünkbe jut számtalan olyan pont, ahol félrecsúszhatnak a dolgok.

A legfontosabb kérdés, hogy mit tehetünk annak érdekében, hogy jól sikerüljön a csoport programja, utazása, legyen szó baráti társaságról, gyerekcsoportról vagy céges útról? Hogy minden a lehető leggördülékenyebben menjen, összeállítottunk egy listát, amiben a legfontosabb szempontokat szerepeltetjük:

Megfelelő előkészítés: Nincs új a nap alatt, megfelelő előkészítés nélkül kicsi az esély az osztatlan sikerre a csoport tagjainak körében. Az ördög itt is a részletekben rejlik, hiszen a megfelelő jelző több ismérvet takar. Nézzük, mi mindenre kell gondolni. 

• Ismerd meg a csoport tagjainak elképzelését, kérdezd meg őket a legfontosabb preferenciáikról a programmal vagy utazással kapcsolatban. Ezeket gyűjtsd össze és nézd meg, hogy a közös metszetből kialakítató-e egy részletes terv.
• Irányítsd a várakozásokat. Ha a csoport vezetőjeként abban a helyzetben vagy, hogy te szabod meg a célt (cégvezetőként, osztályfőnökként, tematikus út szervezőjeként stb.), akkor ezt tudatosítsd a résztvevőkben, előzetesen formálva várakozásaikat. Néha még egy családban is nehéz közös nevezőt találni, ehhez képest egy nagyobb létszám esetén borítékolható, hogy valakinek valami nem tetszik majd. Ennek éle tompítható, ha előzetesen hangsúlyozzuk, hogy itt nem az a cél, hogy egyénileg mindenkinek megfeleljünk, hiszen mindannyian élvezzük a csoport hangulatát, ezért cserébe a közös igények érvényesítését prioritásként kell kezelni, az egyéni igényeket némiképp hátrébb sorolva.
• Programok esetén tájékozódj a lehetőségekről. Tervezésnél és válogatásnál vedd számításba a nyitvatartási időket, a csoportkedvezményeket, amennyiben mód van rá, foglalj előzetesen időpontot.
• Egyértelmű ajánlatkérés. Szállás esetén az ajánlatkérésben egyértelműen és minél részletesebben fogalmazd meg az igényeidet, hogy mindenre kiterjedő és egymással jól összehasonlítható ajánlatokat kaphass. Mindenképpen kérdezz rá a csoportos kedvezményre, a szolgáltatások csoportos igényekre szabásának lehetőségére.
• Készíts részletes tervet! Miután kiválasztottad és megrendelted a szállást és lefoglaltad a programokat, kezdődhet a programterv időbeli ütemezése, majd jöhet az A, a B és a C terv kidolgozása. Tudjuk, hogy bármi közbejöhet, ezért legyen mentőöved például rossz időjárás esetére. Az utazásra, programokra történő eljutásra a szokásosnál hosszabb idővel számolj, tervezz a programok közé üres időket, szüneteket, így elkerülhető a kapkodás és a csúszás.

Helyszíni koordináció

• Légy elérhető! Készülj fel rá, hogy egy csoportban a legváratlanabb helyzetek is előfordulhatnak, így mindenkinek add meg a telefonszámodat vagy a tartózkodási helyedet. A szálláshely esetében lépj közvetlen kapcsolatba a szállásadó képviselőjével, kérj állandó elérhetőséget arra az esetre, ha általad nem kezelhető problémát kell megoldani. 
• Tartsd magad a tervhez, de ne mindenáron. Felkészültél, van B és C terv is, de az is lehet, hogy helyben alakul valami spontán. Légy nyitott, beszélj a csoport tagjaival és alakítsd rugalmasan a dolgokat. Ez talán a legnehezebb pont, de hidd el, kifizetődik. A terv nem azért van ebben az esetben, hogy betartsuk, hanem hogy keretet adjunk az egész programnak, utazásnak és végiggondoljuk logikusan a lehetőségeket.
• Legyen egy helyettesed. Bármilyen típusú vészhelyzet esetére legyen még valaki melletted, aki hozzád hasonlóan ismeri a fontos információkat, így te nyugodtabban tudsz intézkedni és az esetleges problémát, veszélyt elhárítani (vagy csak úgy hátradőlni, visszavonulni egy kis időre).
• Csak lazán! Már ott vagytok, éppen élményt gyűjtötök, élvezd te is az együtt töltött időt a csoporttal. Igen, ez azért külön pont, mert gyakran elfelejtődi

Utánkövetés

• Kérdezz! Ha kipihentétek magatokat, kérdezd meg a csoport tagjait a jól sikerült és a javítandó dolgok listájáról, nyissatok erre valamilyen fórumot, így a tapasztalatokkal felvértezve a következő alkalommal könnyebb lehet a szervezés feladata.
• Jelezz vissza a programot, helyszínt biztosító szolgáltatóknak, nagyon örülnek a pozitív visszajelzéseknek és az építő kritikáknak. Ez utóbbiak közvetlen kapcsolatfelvétellel érnek igazán célt. 

Kihagytunk valamit? Te hogy csinálod?