Szállásadókkal beszélgetve gyakran felmerül, hogy a csoportok fogadása egyrészt nagyon hálás, másrészt nagyfokú rugalmasságot követelő feladat. Azt leszögezhetjük, hogy ritka kivételektől eltekintve a szálláshely szolgáltatóknak az elsődleges céljuk az, hogy a kisebb vagy nagyobb létszámú csoportok minden tagja elégedett legyen, mégis sokszor adódnak félreértések a nem egyértelmű vagy hiányzó kommunikáció miatt, amely mindkét fél felelőssége.

Nézzük, hogy hogyan tudod egy csoportos út szervezőjeként a te oldaladról gördülékenyebbé tenni a kommunikációt, amivel nem csupán a szállásadót segíted, hanem valójában ahhoz járulsz hozzá, hogy a csoportod igényei minél nagyobb mértékben kielégítésre kerüljenek. A hangsúly az ajánlatkérés szakaszán van, hiszen itt dől el, hogy az igények és a kínálat találkozik-e egymással.

• 1. Az ajánlatkérésben minél pontosabban írd körül, hogy milyen a szálláskereső csoport összetétele. A létszámon felül az életkori és nemek közti megoszlás is fontos tényező lehet. 

• 2. Lehetőleg már az ajánlatkérések kiküldése előtt rendelkezz egy előzetes szobakiosztási tervvel, így nem az ajánlatok beérkezése után kell a csoport igényeit és ezzel az ajánlatot is egy újabb körben pontosítani. 

• 3. Pontosan kérdezz rá még az ajánlatkérésben a csoport számára szükséges extra infrastruktúra meglétére.

• 4. Érdemes előre tisztázni az igénybe vehető szolgáltatások körét és azok csoportos használatának feltételeit. Itt tudtok arra is rákérdezni, hogy mennyire rugalmasak a megadott feltételek (pl.: nyitvatartási idők) csoportos foglalás esetén. 

• 5. Jelezd előzetesen a speciális étkezési és/vagy egészségügyi igényeket, és kérj ezek teljesítésével kapcsolatban egyértelmű visszaigazolást. 

• 6. Mindenképpen tisztázzátok, hogy csoportos foglalás esetén érvényben van-e speciális lemondási szabályzat. Könnyű belátni, hogy például egy 20 szobás előzetes foglalást egy kiemelt időszakban nehezen lehet pótolni, ha azt például az érkezéshez közeli időpontban mondja le a csoport. A szállásadók hálásak lesznek azért, ha együtt tudtok működni velük, hogy ilyen pénzügyileg hátrányos helyzet elkerülhető legyen.

• 7. Tájékozódj előzetesen az önellátás lehetőségéről és feltételeiről, esetleges költségeiről. Amennyiben egy adott szálláshelyet ellátással is igénybe lehet venni, de ti önellátó módon tervezitek az étkezéseket, az egyértelmű előzetes kommunikációval adj arra lehetőséget, hogy a tényleges igényekhez igazodva szervezze a szálláshely a beszerzést és a munkatársak beosztását.

• 8. Kérj programjavaslatokat a szállásadótól, biztosan sok helyi érdekességet tud ajánlani.

• 9. A kérdéseidet próbáld meg egy üzenetben, sorszámozva megfogalmazni, mérsékelve a kommunikáció félresiklásának esélyét.

• 10. Indulás előtt küldj el egy részletes, névre szóló szobakiosztást, hogy a szállásadó is rendelkezzen a szükséges információkkal és így tudja fogadni a csoport tagjait.

• 11. Indulás előtt küldj egy emlékeztető üzenetet a csoport részére a legfontosabb információkkal az utazással és a szállással kapcsolatban és hívd fel a figyelmet a személyes okmányokra, melyek hiányában nem lehet vendéget fogadni a szállásadóknak. 

• 12. A tartózkodásotok alatt folyamatosan kommunikálj a szállásadó képviselőjével/házigazdával, hálásan fogadják az egyértelmű visszajelzéseket és így meg is tudnak tenni mindent azért, hogy a csoport elégedetten, élményekkel telve térjen haza.